KI-Schulungsnachweis: Vorlage für Art. 4 AI Act

Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen, müssen nach Art. 4 der KI-Verordnung Maßnahmen ergreifen, die die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten fördern. Seit Juli 2026 ist das eine Pflicht zum Bemühen: Ein bestimmtes Niveau, ein Zertifikat oder ein KI-Beauftragter sind nicht vorgeschrieben. Es genügt ein interner Nachweis, welche Schulungen und Maßnahmen es gab. Unten finden Sie eine Vorlage, auch als Tabelle zum Herunterladen.

Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Er gibt den Stand vom 15. Oktober 2026 wieder.

Was sich im Juli 2026 geändert hat

Art. 4 gilt seit dem 2. Februar 2025. In der ursprünglichen Fassung sollten Anbieter und Betreiber nach besten Kräften sicherstellen, dass ihr Personal über ein „ausreichendes Maß“ an KI-Kompetenz verfügt. Viele Schulungsanbieter haben daraus eine Schulungspflicht für alle Beschäftigten gemacht.

Mit dem Digital Omnibus, der Verordnung (EU) 2026/1744 vom 8. Juli 2026, wurde Art. 4 geändert. Nach der Darstellung der EU-Kommission müssen Anbieter und Betreiber jetzt Maßnahmen ergreifen, die die Entwicklung von KI-Kompetenz unterstützen. Die Maßnahmen richten sich nach Wissen, Erfahrung und Ausbildung der Beschäftigten und nach dem Einsatzzweck. Ein Mindestniveau für einzelne Personen gibt es nicht. Davon getrennt bleibt die Pflicht, Personen zu schulen, die Hochrisiko-Systeme beaufsichtigen.

Was das praktisch heißt

Die EU-Kommission nennt in ihren Fragen und Antworten drei Schritte:

1. Rolle klären. Sind Sie Anbieter, weil Sie ein KI-System entwickeln oder unter eigenem Namen anbieten, oder Betreiber, weil Sie es nutzen? Die meisten Unternehmen sind Betreiber.
2. Risiko der genutzten Systeme einschätzen. Wer einen Chat-Assistenten für Texte nutzt, braucht andere Kenntnisse als jemand, der mit einer KI-Lösung Rechnungen prüft oder Bewerbungen vorsortiert.
3. Maßnahmen darauf zuschneiden und festhalten. Ein interner Nachweis genügt.

In Deutschland ist seit dem KI-MIG vom 22. Juli 2026 die Bundesnetzagentur die zuständige Marktüberwachungsbehörde. Die Bußgeldvorschriften des KI-MIG nennen Art. 4 nach unserem Stand nicht. Behauptungen über hohe Bußgelder für fehlende Schulungen, die seit August 2026 kursieren, decken sich damit nicht. Lassen Sie den Stand im Zweifel prüfen.

Was eine sinnvolle Maßnahme ist

Eine Schulung ist sinnvoll, wenn die Person danach ihr Werkzeug sicherer nutzt. Welche Kenntnisse sie dafür braucht, hängt von ihrer Rolle ab:

Laut Bitkom schulen bereits 70 Prozent der Unternehmen ab 20 Beschäftigten ihre Mitarbeitenden zu KI (Umfrage vom September 2026). Wenn Sie schon schulen, fehlt oft nur der Nachweis.

Vorlage: KI-Schulungsnachweis

Halten Sie pro Maßnahme fest, wer teilgenommen hat und was vermittelt wurde. Diese Felder reichen:

Die Vorlage gibt es als Tabelle zum Herunterladen. Sie öffnet sich in Excel, Numbers oder LibreOffice.

Was zum Nachweis dazugehört

• Eine Liste der eingesetzten KI-Systeme mit Zweck und Nutzergruppe. Damit begründen Sie, welche Rolle welche Schulung bekommt.
• Eine KI-Richtlinie, die festlegt, welche Werkzeuge erlaubt sind und welche Daten dort nicht eingegeben werden dürfen. Eine Vorlage steht im Beitrag KI-Richtlinie für Unternehmen.
• Ein Termin zur Auffrischung, spätestens wenn ein neues Werkzeug dazukommt.

Sprechen Sie mit dem Betriebsrat ab, ob Teilnahmen namentlich erfasst werden. Für den Nachweis gegenüber einer Behörde reicht oft, dass es die Maßnahme gab und wer zur Zielgruppe gehörte.

Unterstützung

Wir schulen Teams im Umgang mit KI-Werkzeugen und KI-Lösungen. Die Schulungen richten sich nach den Rollen der Teilnehmenden und enthalten Übungen an echten Aufgaben. Ein Zertifikat versprechen wir nicht, weil keines nötig ist. Mehr dazu auf der Seite zu KI-Schulungen.