KI-Richtlinie für Unternehmen: kostenlose Vorlage

Eine KI-Richtlinie legt fest, welche KI-Werkzeuge Ihre Beschäftigten nutzen dürfen, welche Daten sie eingeben dürfen und wer die Ergebnisse vor der Verwendung prüft. Die folgende Vorlage enthält zwölf Abschnitte zum Anpassen an Ihr Unternehmen. Sie ist auch als Word-Datei verfügbar.

Die Vorlage ist ein Ausgangspunkt und keine Rechtsberatung. Lassen Sie die fertige Fassung von Ihrem Datenschutzbeauftragten prüfen und stimmen Sie sie mit dem Betriebsrat ab, wenn es einen gibt.

Warum eine Richtlinie mehr bringt als ein Verbot

Wenn Unternehmen KI verbieten, nutzen Beschäftigte sie oft trotzdem, mit privaten Konten und ohne Kontrolle über die Daten. Ein freigegebenes Werkzeug und klare Regeln ermöglichen die Nutzung im Unternehmen. Die Richtlinie ist außerdem ein Baustein für die Maßnahmen zur KI-Kompetenz, die Art. 4 der KI-Verordnung verlangt. Wie Sie die zugehörigen Schulungen dokumentieren, steht im Beitrag KI-Schulungsnachweis.

Vor dem Schreiben klären

1. Welche Werkzeuge werden heute schon genutzt? Fragen Sie offen nach, ohne Konsequenzen für die Beschäftigten.
2. Welche Werkzeuge stellt das Unternehmen bereit? Mindestens eines sollte es geben, mit Auftragsverarbeitungsvertrag und geklärtem Datenstandort.
3. Welche Daten sind besonders schutzbedürftig? Dazu gehören Personaldaten, Kundendaten, Geschäftsgeheimnisse und Daten unter Berufsgeheimnis.
4. Wer ist Ansprechperson? Benennen Sie eine Person oder Funktion, die Fragen beantwortet und neue Werkzeuge prüft.

Die Vorlage

Ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern.

1. Zweck und Geltungsbereich

Diese Richtlinie regelt die Nutzung von KI-Werkzeugen bei [Unternehmen]. Sie gilt für alle Beschäftigten, Auszubildenden und für externe Personen, die für [Unternehmen] arbeiten. KI-Werkzeuge im Sinne dieser Richtlinie sind Programme, die Texte, Bilder, Code, Audio oder Auswertungen mit Hilfe von KI erzeugen, etwa Chat-Assistenten, Übersetzungsdienste mit KI oder KI-Funktionen in bestehender Software.

2. Freigegebene Werkzeuge

Für die Arbeit dürfen nur die folgenden Werkzeuge mit dem Firmenkonto genutzt werden:

Private Konten und nicht freigegebene Werkzeuge dürfen für betriebliche Inhalte nicht genutzt werden.

3. Datenklassen

• Öffentlich: Informationen, die bereits veröffentlicht sind.
• Intern: Informationen für den Dienstgebrauch ohne Personenbezug.
• Vertraulich: Kundendaten, Personaldaten, Verträge, Preise, Geschäftsgeheimnisse.
• Streng vertraulich: Gesundheitsdaten, Daten unter Berufsgeheimnis.

Streng vertrauliche Daten werden in keines der Werkzeuge eingegeben, außer ein Werkzeug ist dafür ausdrücklich freigegeben.

4. Prüfpflicht

KI-Ergebnisse können falsch sein, auch wenn sie überzeugend klingen. Wer ein Ergebnis verwendet, prüft es vorher auf sachliche Richtigkeit, Vollständigkeit und Ton. Die Verantwortung für das Ergebnis bleibt bei der Person, die es verwendet.

5. Entscheidungen über Menschen

KI-Werkzeuge treffen keine Entscheidungen über Beschäftigte, Bewerberinnen und Bewerber oder Kundinnen und Kunden, etwa zu Einstellung, Leistung, Kredit oder Kündigung. Sie dürfen solche Entscheidungen nur vorbereiten, wenn das Verfahren vorher freigegeben wurde.

6. Kennzeichnung

Inhalte, die Personen außerhalb des Unternehmens erreichen und weitgehend von KI erzeugt wurden, werden gekennzeichnet, wenn sie für echt gehalten werden könnten, etwa Bilder, Audio oder Video von realen Personen. Chatbots, mit denen Kunden sprechen, weisen darauf hin, dass eine KI antwortet. [Hier die genaue Regel Ihres Unternehmens ergänzen.]

7. Urheberrecht und Marken

Fremde Texte, Bilder oder Code werden nicht in KI-Werkzeuge kopiert, wenn die Nutzungsrechte unklar sind. Vor einer Veröffentlichung wird geprüft, ob KI-Ergebnisse erkennbar fremde Werke oder Marken übernehmen.

8. Sicherheit

Zugangsdaten, Passwörter und Schlüssel werden nie in KI-Werkzeuge eingegeben. Erweiterungen, Plug-ins und Verbindungen zu anderen Systemen werden nur nach Freigabe durch [IT] eingerichtet.

9. Neue Werkzeuge

Wer ein neues KI-Werkzeug nutzen möchte, meldet es bei [Ansprechperson]. Geprüft werden Anbieter, Datenstandort, Auftragsverarbeitungsvertrag, Kosten und Zweck. Bis zur Freigabe wird das Werkzeug nicht für betriebliche Inhalte genutzt.

10. Schulung

Alle Beschäftigten, die KI-Werkzeuge nutzen, nehmen an einer Einführung teil, bevor sie ein Werkzeug erhalten. [Ansprechperson] dokumentiert die Teilnahme. Bei neuen Werkzeugen gibt es eine Auffrischung.

11. Fragen und Fehler

Fragen beantwortet [Ansprechperson, E-Mail]. Wer feststellt, dass Daten versehentlich in ein nicht freigegebenes Werkzeug gelangt sind, meldet das sofort an [Datenschutz, E-Mail]. Eine frühe Meldung hat keine Nachteile.

12. Geltung und Überprüfung

Diese Richtlinie gilt ab [Datum]. Sie wird mindestens einmal im Jahr und bei jedem neuen Werkzeug überprüft. Version [1.0], verantwortlich: [Name, Funktion].

Typische Fehler

• Nur Verbote, kein Werkzeug. Dann bleibt die Nutzung im Verborgenen.
• Keine Datenklassen. „Keine sensiblen Daten“ versteht jede Person anders.
• Zu lang. Halten Sie die Richtlinie auf zwei bis vier Seiten lesbar und lagern Sie Details in Anlagen aus.
• Kein Datum zur Überprüfung. Werkzeuge ändern sich schneller als Richtlinien.

Betriebsrat und Betriebsvereinbarung

Stellt das Unternehmen KI-Werkzeuge bereit, die objektiv geeignet sind, Verhalten oder Leistung zu überwachen, hat der Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitzubestimmen. Das betrifft viele Werkzeuge, die Nutzungsdaten protokollieren. Häufig werden Richtlinie und Betriebsvereinbarung deshalb zusammen verhandelt. Der Leitfaden „KI und Mitbestimmung“ des Bitkom vom Februar 2026 beschreibt, welche Punkte eine solche Vereinbarung regeln sollte.

Wenn Sie Unterstützung bei Richtlinie, Werkzeugauswahl oder Schulung möchten, sprechen Sie uns über das Kontaktformular an.