Was kostet KI? Kosten für KI-Beratung und Umsetzung

Eine KI-Lösung für einen einzelnen Prozess kostet im Mittelstand typischerweise einen niedrigen fünfstelligen Betrag für die Umsetzung. Danach fallen monatliche Kosten für Modellnutzung, Hosting und Wartung an. Wie teuer das Projekt wird, hängt vor allem von der Anbindung alter Systeme und der Zahl der Sonderfälle ab. Im Folgenden finden Sie die einzelnen Kostenposten, unsere Festpreise für Prototypen und eine Rechnung, die Sie mit Ihren Zahlen nachbauen können.

Die fünf Kostenposten

1. Lizenzen für fertige KI-Werkzeuge

Wenn Ihr Team mit einem Assistenten wie Microsoft 365 Copilot, ChatGPT oder Claude arbeiten soll, zahlen Sie pro Person und Monat. Microsoft 365 Copilot kostet bei höchstens 300 Lizenzen als „Copilot Business“ 18,20 € netto pro Person und Monat bei jährlicher Zahlung. Bis Ende 2026 gilt im ersten Jahr ein Aktionspreis von 15,60 €. Die Enterprise-Variante für größere Organisationen kostet 26,00 € (Stand Oktober 2026). Ein Team mit 25 Personen zahlt für Copilot Business zum regulären Preis 5.460 € netto im Jahr.

Copilot Chat ist in berechtigten Microsoft-365-Plänen ohne Aufpreis enthalten. Agenten, die dort auf gemeinsame Unternehmensdaten wie SharePoint zugreifen, werden nach Nutzung abgerechnet und sind standardmäßig abgeschaltet.

Mit einer Lizenz erhält jede Person ein Werkzeug zum Schreiben, Zusammenfassen und Suchen. Damit allein ist noch kein Prozess umgesetzt. Ob das Team die Werkzeuge im Alltag sinnvoll nutzt, hängt von Schulung und klaren Regeln ab.

2. Umsetzung einer KI-Lösung

Eine KI-Lösung übernimmt einen bestimmten Vorgang: Sie liest Auftragsmails und legt einen Entwurf im ERP-System an, prüft Rechnungen gegen Bestellungen oder bereitet Angebote vor. Ein ERP-System verwaltet betriebliche Abläufe wie Bestellungen und Aufträge. Für die KI-Lösung muss jemand das Modell mit Ihren Daten und Systemen verbinden, Prüfpunkte einbauen und die Abläufe an echten Fällen testen. Das ist der größte Einzelposten.

Unsere Festpreise für einen funktionierenden Prototyp in zwei Wochen, jeweils netto:

Der Preis hängt vor allem davon ab, wie viele Systeme angebunden werden und wie unterschiedlich die eingehenden Daten und Dokumente sind. Ein Prototyp ist noch keine Lösung für den laufenden Betrieb. Er zeigt an Ihren Daten, ob der Ansatz funktioniert, bevor Sie mehr investieren. Die Details stehen auf den Branchenseiten.

3. Modellkosten

Bei der Nutzung über eine Schnittstelle werden Sprachmodelle nach der verarbeiteten Menge abgerechnet. Die Einheit dafür sind Tokens, also Wortteile. Für typische Büroprozesse wie das Einordnen von Mails oder das Auslesen von Belegen sind die Beträge klein: Bei einigen hundert Vorgängen im Monat liegen sie meist im zweistelligen Eurobereich. Lange Dokumente, Bilder und Modelle der höchsten Leistungsstufe erhöhen die Kosten. Fragen Sie Ihren Anbieter nach einer Hochrechnung auf Basis Ihrer tatsächlichen Mengen.

4. Hosting und Betrieb

Die Lösung braucht einen Server, Protokolle, Backups und Überwachung. Laufen Server und Sprachmodell in einem Rechenzentrum in Deutschland oder auf Ihren eigenen Servern, steigen die Kosten etwas, dafür verlassen Ihre Daten das Land nicht. Ein deutscher Server allein reicht dafür nicht, wenn das Modell woanders aufgerufen wird. Dazu kommt Wartung: Modelle bekommen Updates, Schnittstellen ändern sich und jemand muss reagieren, wenn etwas ausfällt. Lassen Sie sich Betrieb und Wartung getrennt vom Projekt anbieten, mit vereinbarten Reaktionszeiten.

5. Schulung und interne Zeit

Planen Sie auch die Zeit Ihres eigenen Teams ein: für Workshops zur Prozessaufnahme, Tests mit echten Fällen und die Einführung. Rechnen Sie bei einem Prototyp mit einigen Stunden pro Woche für eine fachliche Ansprechperson. Schulungen für das Team kommen dazu. Unternehmen, die KI einsetzen, müssen nach Art. 4 des EU AI Act ohnehin Maßnahmen zur KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten ergreifen. Was dafür reicht, steht in unserem Beitrag zum KI-Schulungsnachweis.

Eine Rechnung zum Nachbauen

Nehmen wir einen Innendienst, der Bestellungen aus E-Mails von Hand ins ERP überträgt.

• 600 Bestellungen im Monat
• 6 Minuten pro Bestellung heute
• 2 Minuten pro Bestellung mit KI-Entwurf und Prüfung durch das Team
• 55 € interner Stundensatz

Das Team spart 4 Minuten pro Bestellung. Bei 600 Bestellungen sind das 40 Stunden im Monat, bewertet mit dem internen Stundensatz also 2.200 €. Über ein Jahr ergibt das 26.400 €. Dem stehen 12.500 € für den Prototyp, die Kosten für den Ausbau zum laufenden Betrieb und laufende Kosten gegenüber. Ob sich die Investition rechnet, hängt von diesen Gesamtkosten ab und davon, ob das Team im Test mit echten Mails die 2 Minuten pro Bestellung erreicht. Das soll der Prototyp zeigen.

Diese Zahlen sind ein Rechenbeispiel, keine Zusage. Ihre eigenen Werte können Sie mit dem Zeitaufwand-Rechner ermitteln.

Wann sich KI nicht lohnt

• Der Vorgang kommt seltener als einige Dutzend Mal im Monat vor.
• Jeder Fall ist anders und braucht viel Erfahrungswissen.
• Die nötigen Daten liegen nur auf Papier oder in Köpfen.
• Ein Fehler wäre teuer und eine Prüfung durch Menschen dauert so lange wie die Arbeit selbst.

In diesen Fällen ist eine bessere Vorlage oder eine einfache Automatisierung ohne KI oft die günstigere Lösung.

Kosten senken, bevor Sie anfangen

Prüfen Sie Förderprogramme, bevor Sie einen Auftrag erteilen. Viele Programme verlangen, dass der Antrag vor dem Vertrag gestellt wird. Eine Übersicht steht in unserem Beitrag zur KI-Förderung. Beginnen Sie mit dem Prozess, bei dem Menge, Zeitaufwand und Datenlage am besten zusammenpassen. Unser Bewertungsraster hilft dabei.

Wenn Sie eine Hochrechnung für Ihren eigenen Prozess möchten, schreiben Sie uns über das Kontaktformular. Das Erstgespräch dauert 30 Minuten und kostet nichts.