Angebots- und Anfragebearbeitung in Vertrieb und Service

Ausgangslage

Eine Anfrage kommt an – und dann beginnt die Sucharbeit: Wer ist der Kunde, was wurde zuletzt besprochen, welche Konditionen gelten, welche Produkte passen? Die Antwort entsteht aus E-Mails, CRM-Einträgen, Preislisten und Erfahrungswissen. Je nach Auslastung dauert das Stunden bis Tage, und die Qualität hängt davon ab, wer gerade Zeit hat.

Wie der kontrollierte Workflow aussieht

Eingang: Die Anfrage wird erkannt und dem richtigen Vorgang bzw. Kunden zugeordnet.
KI-Schritt: Relevante Historie, Konditionen und passende Positionen werden zusammengestellt; ein Antwort- oder Angebotsentwurf entsteht – mit Quellenangabe je Aussage.
Prüfpunkt: Der Entwurf geht nie automatisch raus. Die zuständige Person prüft, passt an und gibt frei.
Ergebnis: Eine schnellere, konsistente Antwort – dokumentiert im führenden System.

Was messbar wird

Ausgangswerte sind typischerweise die Zeit von Eingang bis Antwort, die Zahl offener Anfragen und die Rückfragenquote. Diese Werte erheben wir vor dem Bau und vergleichen nach der Einführung – gemeinsam, gegen die vereinbarte Basis.

Voraussetzungen

Zugriff auf Postfach bzw. Eingangskanal und die relevanten Wissensquellen (CRM, Preislisten, Produktdaten).
Definierte Freigaberegeln: Was darf vorbereitet werden, was entscheidet immer ein Mensch?
Bereitschaft des Teams, Entwürfe zu bewerten statt von Null zu schreiben.

Wo dieser Workflow nicht passt

Bei hochindividuellen Projektgeschäften ohne wiederkehrende Muster hilft Strukturierung der Wissensquellen oft mehr als Entwurfsautomatisierung. Auch das ist ein Ergebnis des KI-Hebel-Checks.