Angebotserstellung mit KI: Ablauf, Daten und Freigabe

KI unterstützt die Angebotserstellung, indem sie Anfragen aus E-Mails und Dokumenten erfasst und einen Entwurf vorbereitet. Ihr Team prüft Leistung, Preis und Konditionen vor dem Versand. Beginnen Sie mit einer häufigen Angebotsart, einer gültigen Preisliste und einer benannten Freigabeperson.

Für den ersten Versuch brauchen Sie kein neues ERP. Entscheidend ist, ob Sie auf die nötigen Daten zugreifen und einen Entwurf in Ihren bestehenden Ablauf zurückgeben können. Der Anwendungsfall Angebotsbearbeitung zeigt den geschäftlichen Rahmen. Dieser Leitfaden hilft Ihnen bei der konkreten Planung.

So läuft die Angebotserstellung mit KI ab

Ein Sprachmodell sollte keine Preise erfinden. Die Lösung übernimmt Zahlen aus Ihrer freigegebenen Quelle und verweist auf den verwendeten Stand. Fehlt ein Artikel oder passen Angaben nicht zusammen, hält sie den Vorgang zur Klärung zurück.

Freigabeschritte lassen sich etwa mit Power Automate umsetzen. Microsoft dokumentiert Genehmigungen für Dokumente und Prozesse; das eigene Dokumentenautomatisierungs-Beispiel trennt Extraktion, Warteschlange und menschliche Prüfung. Welche Technik passt, hängt von Ihren Systemen und Betriebsanforderungen ab.

Animation starten · 10 sStandbild: Animationen sind gestoppt.

Diese Unterlagen brauchen Sie für den Start

Sammeln Sie typische Anfragen und schwierige Ausnahmen: fehlende Mengen, widersprüchliche Termine, Sonderrabatte oder veraltete Artikelnummern. Entfernen Sie personenbezogene Daten, soweit Sie sie für den Test nicht benötigen. Legen Sie fest, wer die verbleibenden Daten sehen darf und wo Sie sie verarbeiten.

Ergänzen Sie eine gültige Preis- oder Artikelliste und eine Angebotsvorlage. Schreiben Sie auf, welche Rabatte Ihr Vertrieb selbst freigeben darf und wann eine weitere Person entscheiden muss. Eine automatische Rückfrage an Kunden braucht ebenfalls eine erlaubte Vorlage und klare Grenzen.

Wenn Sie diese Regeln heute noch nicht erklären können, klären Sie sie vor der technischen Umsetzung. Eine uneinheitliche Kalkulation lässt sich durch schnellere Texterstellung nicht beheben.

Ein Rechenbeispiel für den wirtschaftlichen Nutzen

Die folgenden Werte sind Annahmen, keine gemessenen Kundenergebnisse und kein EVORI-Angebot. Die Zeit mit KI umfasst Prüfung, Korrekturen und Ausnahmen im Monatsdurchschnitt.

Sie gewinnen rechnerisch 24 Stunden Kapazität pro Monat: 120 × (20 − 8) ÷ 60. Bei 55 Euro je Stunde entspricht das 1.320 Euro bewerteter Arbeitszeit. Nach 350 Euro laufenden Kosten bleiben 970 Euro rechnerischer Monatsnutzen. Die einfache Amortisation liegt bei rund 12,4 Monaten: 12.000 ÷ 970.

Freie Kapazität ist noch keine Ausgabensenkung. Prüfen Sie, ob Ihr Team die Zeit für zusätzliche Aufträge, kürzere Antwortzeiten oder andere Arbeit nutzen kann. Messen Sie die vollständige Bearbeitungszeit im Pilotprojekt und rechnen Sie mit Ihren eigenen Mengen. Hinweise zu weiteren Kosten finden Sie im KI-Kosten-Leitfaden.

Prüfen Sie den Ablauf vor dem produktiven Versand

Nutzen Sie getrennte Fälle für Einrichtung und Abschlusstest. Prüfen Sie mindestens, ob die Lösung fehlende Angaben erkennt, die richtige Preisversion nutzt und einen ungeklärten Vorgang zur Prüfung zurückgibt. Testen Sie auch doppelte Anfragen sowie eine fehlende Freigabe oder Vertretung. Ein ungeprüfter Versand muss im Test scheitern.

Notieren Sie für jeden Fall das erwartete Ergebnis und die tatsächlich nötige Nacharbeit. Unsere Checkliste für ein KI-Pilotprojekt hilft, daraus eine nachvollziehbare Entscheidung zu machen.

Ihr nächster Schritt

Start-Checkliste als Textdatei herunterladen. Füllen Sie die Vorlage mit einer Angebotsart aus. Der Zeitaufwand-Rechner hilft bei Ihrer Ausgangsmessung.

Wenn Datenquellen, Schnittstellen oder Freigaben offenbleiben, können Sie den Ablauf mit uns besprechen. EVORI integriert KI-Workflows in bestehende Systeme. Im Erstgespräch klären wir, welche Fragen Sie vor einer Beauftragung beantworten sollten.