Dokumenten- und Auftragsbearbeitung in Operations

Ausgangslage

Bestellungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen und Änderungswünsche kommen per E-Mail, PDF oder Portal an. Mitarbeitende öffnen jedes Dokument, suchen die relevanten Positionen, übertragen sie in ERP oder Warenwirtschaft und klären Unstimmigkeiten per Rückfrage. Der Prozess funktioniert – er kostet nur jeden Tag Zeit, und unter Last steigen Übertragungsfehler.

Wie der kontrollierte Workflow aussieht

Eingang: Dokumente werden automatisch erfasst, unabhängig vom Kanal.
KI-Schritt: Positionen, Mengen, Termine und Referenzen werden strukturiert ausgelesen und gegen Stammdaten geprüft.
Prüfpunkt: Vorgänge mit Abweichungen, niedriger Erkennungssicherheit oder ungewöhnlichen Werten landen in einer Prüfliste – ein Mensch entscheidet, bevor etwas gebucht wird.
Ergebnis: Saubere Datensätze im Zielsystem, mit nachvollziehbarer Quelle je Feld.

Was messbar wird

Vor dem Bau erheben wir den Ausgangswert: Minuten pro Vorgang, Vorgänge pro Woche, Korrekturquote. Nach der Einführung vergleichen wir gegen genau diese Basis. Zielgrößen werden gemeinsam vereinbart – abhängig vom Anwendungsfall, nicht pauschal versprochen.

Voraussetzungen

Zugriff auf das Postfach bzw. den Dokumenteneingang und das Zielsystem.
Eine fachliche Ansprechperson, die Grenzfälle bewertet.
Klarheit, welche Daten den Workflow durchlaufen dürfen.

Wo dieser Workflow nicht passt

Bei sehr geringem Volumen, stark wechselnden Dokumentformaten ohne wiederkehrende Struktur oder wenn jede Entscheidung ohnehin individuelle Verhandlung erfordert, ist der Aufwand meist nicht gerechtfertigt. Das sagen wir dann auch.