Rechnungs- und Belegprüfung in der Buchhaltung

Ausgangslage

Rechnungen kommen als PDF per E-Mail, gelegentlich auf Papier, selten strukturiert. Jemand ordnet zu, gleicht mit Bestellung oder Vertrag ab, klärt Abweichungen, kontiert und legt zur Freigabe vor. Zum Monatsabschluss stapelt sich genau diese Arbeit – und Fehler fallen erst spät auf.

Wie der kontrollierte Workflow aussieht

Eingang: Belege werden kanalunabhängig erfasst und dem Vorgang zugeordnet.
KI-Schritt: Beträge, Positionen und Referenzen werden ausgelesen und gegen Bestellung, Vertrag oder Historie geprüft; ein Kontierungsvorschlag entsteht.
Prüfpunkt: Jede Abweichung – Preis, Menge, unbekannter Lieferant, ungewöhnlicher Betrag – wird markiert und einem Menschen vorgelegt. Freigaben bleiben vollständig beim Team.
Ergebnis: Ein prüfbarer Vorgang: Welche Angabe stammt aus welchem Beleg, wer hat wann entschieden.

Was messbar wird

Ausgangswerte: Minuten pro Beleg, Belege pro Monat, Anteil manueller Korrekturen, Dauer bis zur Freigabe. Die Wirkung wird gegen diese Basis gemessen – nicht behauptet.

Voraussetzungen

Zugriff auf Rechnungseingang und Buchhaltungs- bzw. ERP-System.
Dokumentierte Prüf- und Freigaberegeln (auch informelle genügen als Start).
Abstimmung mit Steuerberatung oder interner Revision, wo relevant.

Wo dieser Workflow nicht passt

Wenn bereits ein strukturierter E-Rechnungs-Prozess mit hoher Abdeckung läuft, lohnt sich meist nur die Ausnahmebehandlung. Bei sehr kleinen Belegmengen ist die Prüfliste schneller als jede Automatisierung.