KI-Budget 2027 planen: Kosten, Kapazität und Pilotprojekt

Planen Sie Ihr KI-Budget 2027 für einen benannten Prozess und einen überprüfbaren ersten Schritt. Trennen Sie Projektkosten, laufende Ausgaben und die Zeit Ihres Teams. Berechnen Sie den möglichen Nutzen aus Ihrer Vorgangsmenge und einer im Test gemessenen Zeitdifferenz.

Dieser Leitfaden erscheint am 28. Oktober 2026 für die Planung des kommenden Jahres. Die Zahlen unten sind ein fiktives Rechenbeispiel, keine Prognose für Marktpreise oder zugesagte Einsparungen.

Fünf Positionen für Ihr Jahresbudget

Notieren Sie außerdem den Startmonat. Wenn eine Lösung erst im September in Betrieb geht, können Sie für dieses Jahr nicht zwölf Monate Nutzen ansetzen. Manche Kosten fallen trotzdem vor dem Start an.

Ein Rechenbeispiel, das auch gegen ein Projekt sprechen kann

Angenommen, Ihr Team bearbeitet 15 Angebotsanfragen pro Arbeitstag. Für die Rechnung setzen Sie 220 Arbeitstage und bisher zwölf Minuten pro Anfrage an. Im Test benötigt Ihr Team einschließlich Prüfung und Korrektur acht Minuten.

• Vorgänge: 15 × 220 = 3.300 pro Jahr.
• Bisheriger Aufwand: 3.300 × 12 Minuten = 660 Stunden.
• Aufwand mit Unterstützung: 3.300 × 8 Minuten = 440 Stunden.
• Rechnerisch frei werdende Kapazität: 220 Stunden.

Bei einem für dieses Beispiel angenommenen internen Kostensatz von 60 € pro Stunde entsprechen 220 Stunden einem Kapazitätswert von 13.200 €. Ihr Unternehmen spart diesen Betrag erst, wenn es Ausgaben tatsächlich vermeidet oder die Kapazität anderweitig wirtschaftlich nutzt.

Für denselben fiktiven Fall nehmen wir folgendes Budget an. Die Beträge sind Rechenannahmen, keine Preisangaben für ein EVORI-Angebot.

Unter diesen Annahmen trägt der Kapazitätswert die Kosten im ersten Jahr nicht. Für die Entscheidung könnten zusätzlich Qualität, Durchlaufzeit oder vermiedene Rückfragen zählen. Erfassen Sie solche Effekte im Test, bevor Sie ihnen einen Wert zuordnen.

Den ersten Auftrag an eine Entscheidung knüpfen

Vereinbaren Sie, was Sie nach einem Pilotprojekt wissen müssen: den verbleibenden Prüfaufwand, die Korrekturen bei schwierigen Fällen, die laufenden Kosten und den Aufwand für den Betrieb. Lassen Sie die Agentur beschreiben, welche Daten und Zugänge sie dafür von Ihnen benötigt.

Im Beispiel zur Angebotserstellung mit KI ergänzen Menschen einen fehlenden Termin und geben den Entwurf frei. Diese Arbeit gehört in Ihre Zeitmessung. Eine reine Messung der Textgenerierung würde den Vorgang unvollständig abbilden.

Unsere Pilotprojekt-Checkliste hilft bei Umfang und Testfällen. Für den Vergleich von Anbietern finden Sie im Leitfaden Beste KI-Agentur 2027 finden zehn konkrete Prüffragen.

Ihre nächsten Angaben für die Planung

Budgetblatt 2027 als Textdatei herunterladen. Tragen Sie Vorgangsmenge, Ausgangszeit und Startmonat ein. Markieren Sie jeden Wert, den Sie bisher nur schätzen. Bitten Sie Anbieter, Projekt, laufende Nutzung und Betreuung getrennt anzubieten.

EVORI unterstützt Unternehmen beim Eingrenzen und Umsetzen solcher Vorhaben. Im Erstgespräch können wir Ihre Annahmen, den möglichen ersten Schritt und die noch offenen Nachweise durchgehen.